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Guide de passation — PlayOff Amateurs

Ce document explique comment utiliser, maintenir et faire évoluer le système mis en place pour l’organisation des compétitions.

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Pour qui ?

• Équipe Opérations
• Équipe Coordination / Direction
• Toute personne amenée à administrer les données ou les automatisations </aside>

1) Vue d’ensemble du système

Le système repose sur une stack no‑code, avec un point d’entrée unique dans Notion : le DASHBOARD.

Rôle de chaque outil

• Airtable : source de vérité des données (compétitions, équipes, matchs, clubs, contacts).
• Make : automatisations (emails, validations, synchronisations, règles multi‑outils).
• Google Suite : envoi des emails et création d’événements calendrier.
• Notion : pilotage (roadmap, backlog, sprint review) et documentation (métier, RGPD, opérations).

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Documentation d’usage (référence)

Le mode opératoire détaillé (quotidien + FAQ) est centralisé ici : Centre de documentation.

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2) Où trouver quoi dans Notion

Le DASHBOARD est organisé en deux blocs.

A. Données métier

• Bases de cycle de vie d’une competition : modèle de données et schéma de référence (ERD).
• Fiches-Opérationelle : fiches opérationnelles par compétition (préparation, suivi, traçabilité).
• Centre de documentation : fonctionnement du système et bonnes pratiques.

B. Pilotage

•  Roadmap : plan 12 semaines par sprints (objectifs, outils, synthèses).
• Backlog : liste priorisée des tâches et problèmes, rattachée aux sprints.